ERP چیست و چرا ERP؟

با توجه به آنچه گذشت، لزوم استفاده از ERP و مدیریت مخاطرات ناشی از استقرار اینگونه سیستم‌ها در صنایع به خوبی مشهود می‌باشد. بدیهی است در این مسیر استفاده از تجارب مشاوران مجرب که در تمامی مسیر شناخت سازمان و نیازمندی‌های آن، ارزیابی محصولات و تامین‌کنندگان، انتخاب راه‌حل و نهایتاً نظارت بر استقرار، می‌تواند نقش بسیار با اهمیتی در افزایش شانس موفقیت استقرار سیستم‌های ERP در سازمان‌ها ایجاد نماید. استقرار صحیح سیستم‌های ERP موجب ارتقاء‌ چشمگیری در سازمان‌ها گشته و از طریق کاهش هزینه‌ها و افزایش قدرت و سرعت تصمیم‌گیری، منجر به افزایش بهره‌وری و سود سازمان خواهد گشت.
امروزه برخلاف چند سال قبل ERP (Enterprise Resource Planing)، مفهوم ناآشنایی نبوده و بخش عمده‌ای از مدیران اجرایی صنایع و سازمان‌های معظم درخصوص این موضوع سطوح مختلفی از مطالعاتی را انجام داده‌اند. اما علیرغم این موضوع در کشور ما، متاسفانه هنوز درک صحیح، روشن و جامعی از ERP وجود ندارد. بدیهی است وقتی از ERP به عنوان یک مقوله بین‌المللی صحبت می‌گردد می‌بایست به تعاریف جهانی ERP توجه شود، نمی‌توان با نام ERP، راه‌حل‌های دیگر سیستم‌های اطلاعاتی مانند Total Solutionها و یا MISها را ارائه نمود. لذا در ابتدا دو تعریف از ERP بیان می‌گردد:

- ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان آن در بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

- سیستم‌های ERP سیستم‌های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نماید. آنچه که در مفهوم سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمان (ERP) کاملاً مشهود است ویژگی‌های قابلیت برنامه‌ریزی منابع، یکپارچگی ذاتی در هر دو سطح پایگاه داده و نرم‌افزار و از همه مهمتر استاندارد بودن و استفاده از به‌روش‌ها (Best Practice) می‌باشد. از دیگر ویژگی‌های با اهمیت در رویکرد به اینگونه سیستم‌ها، می‌توان از فرآیندگرایی و جامعیت نام برد.

در سال‌های اخیر با افزودن امکانات مدیریت زنجیره تامین (Supply Chain Management) SCM، مدیریت روابط مشتری (Customer Relationship Management) CRM، مدیریت فرآیند (Workflow)، هوش تجاری (Business Intelegence) BI و نهایتاً تجارت الکترونیک (E-commerce) به ERP مفهوم کامل‌تری را ابداع نموده‌اند که برخی آن را ERPII اطلاق می‌نمایند. توجه به این نکته در خرید ERP بسیار ضروری است که اغلب تولیدکنندگان ERP بهروش‌های صنایع خاصی را داشته و هر ERP صرفاً با عنایت به این موضوع انتخاب گردد، بنابراین این ادعا که از برخی تولیدکنندگان مبنی بر ارائه ERP بگونه‌ای عام و برای تمامی صنایع، خدمات و سازمان‌ها مطلب صحیحی نمی‌باشد، به عنوان مثال در هنگام بازدید از سایت کمپانی SAP AG به عنوان یکی از رهبران و باسابقه‌ترین تامین‌کنندگان ERP، فهرست محدوده مشخصی از صنایعی که بهروش‌های آنها در محصول SAP قرار گرفته است، قابل مشاهده است.

چرا استفاده از ERP لزوم دارد؟
به همراه پیچیدگی‌ها و ابهاماتی که در خصوص ERP در مقدمه آمد، مدیران اجرایی صنایع گاها با آماری از عدم حصول موفقیت در استقرار پروژه‌های ERP مواجه می‌گردند. ضمن اینکه در بخش‌های آتی نکاتی که نادیده انگاشتن آنها می‌تواند، منجر به شکست و یا عدم نیل به موفقیت در استقرار ERP می‌گردد، باید متذکر گردید که سرمایه‌گذاری بر این سیستم‌های در سال ۱۹۹۸ مبلغی معادل ۱۷ میلیارد دلار بوده که هر ساله به این اقبال ۳۰ تا ۵۰ درصد افزوده شده است، در بین ۱۰۰۰ شرکت برتر جهان بیش از ۶۰ درصد آنها تا سال ۲۰۰۱ از سیستم‌های ERP استفاده نموده و یا در حال استقرار آن بوده‌اند. در ایران نیز
نمونه‌هایی از استقرار کامل یا نسبی سیستم‌های ERP وجود دارد. هرچند ارزیابی این موارد هم اگر کاملاً مطابق با استانداردهای جهانی انجام پذیرد کاستی‌هایی را نمایش می‌دهد، اما باید به این نکته توجه داشت که بهبود پدیده‌ای مستمر و تدریجی است و در تمامی این نمونه‌ها، علیرغم کاستی‌ها، بهبودهای ارزشمند و غیر قابل انکاری به وقوع پیوسته است. از مزایای مهم ERP می‌توان موارد زیر را برشمرد:

۱- یکپارچگی پایگاه داده، دریافت اطلاعات در بخش‌های مختلف را تسهیل نموده و از افزونگی نگهداری و گردش اطلاعات ممانعت می‌نماید.
۲- با توجه به آنچه که در فوق به تفصیل ارائه گشت و با عنایت به اهمیت وجود بهروش‌ها (Best Practice) در ERP، با استقرار سیستم، امکان استفاده از تجارب و استانداردهای جهانی حاصل می‌گردد، البته میزان رسوب این بهروش‌ها در سازمان کاملاً به استفاده‌کنندگان آن مرتبط می‌باشد، لذا آموزش و فرهنگ‌سازی دو شق لاجرم در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمان می‌باشند.

۳- سیستم‌های ERP با توجه به اینکه فراروش‌ها را در نهاد خود منتقل می‌نمایند بنابراین به عنوان پروژه‌های مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، فرآیندها و ساختار سازمان ارزیابی می‌گردند، بنابراین مکانیزاسیون وضعیت موجود سازمان به هیچ وجه از اهداف اینگونه سیستم‌ها نمی‌باشد.
۴- با توجه به یکپارچگی نرم‌افزار و پایگاه داده، استقرار این سیستم‌ها با شفاف‌سازی سازمان و فرآیندهای آن منجر به تسهیل در تصحیح و گسترش فرآیندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌های مالی و … می‌گردد.

۵- افزایش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌های اطلاعات نظیر سامانه‌های RFID و یا اتوماسیون صنعتی، به این علت که سامانه‌های ERP حاوی بستر اینگونه فناوری‌ها بوده و قابلیت یکپارچگی مناسبی را درخود دارند.
۶- ERP باعث افزایش قابلیت‌های نظیر برونسپاری، همکاری‌های بین شرکتی، مدیریت روابط با مشتریان و یا سرمایه‌گذاری مشترک در سازمان‌ها می‌گردد.
۷- ارتقاء کیفیت فرآیند تصمیم‌گیری با عنایت به استفاده از سامانه‌های پشتیبان تصمیم (Decision Support System) DSS و هوش تجاری

۸- کاهش سطح موجودی و افزایش کنترل بر موجودی در انبارها اعم از انبارهای مواد خام، قطعات، محصول و پای کار، یکی از مهمترین سودمندی‌های ERP می‌باشد، زیرا با قابلیت برنامه‌ریزی امکان سفارش موارد فوق در زمان مورد نیاز و کنترل موجودی در آنها میسر می‌گردد.
۹- افزایش کنترل های مالی و امکان مشاهده و تصحیح گلوگاه‌های سازمان، یکی دیگر از منافع استقرار ERP می‌باشد.
۱۰- تمامی موارد فوق منتهی به کاهش هزینه‌ای نیروی کار و به تبع آن کاهش بهای تمام شده محصول و یا خدمات می‌گردد.
۱۱- افزایش سرعت در اخذ نظریات مشتریان، ردیابی علل وقوع اشکالات منجر به پاسخ سریع‌تر به نیازهای بازار و به تبع آن امکان رقابت بهتر در بین رقبا می‌گردد.

۱۲- یکی دیگر از نقاط بسیار پررنگ در استقرار سیستم‌های ERP استفاده از قابلیت‌های برنامه‌ریزی آنها است، به عنوان مثال قابلیت برنامه‌ریزی مواد و تولید، برنامه‌ریزی اقدامات پیشگیرانه و تعمیرات تجهیزات، برنامه‌ریزی آموزش حین خدمت نیروها، برنامه‌ریزی تامین و توزیع منابع، برنامه‌ریزی ارائه خدمات رفاهی و درمانی و صدها قابلیت مشابه دیگر.

نکته بسیار پراهمیت در استقرار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان پیچیدگی اینگونه سیستم ها است، اما آنچه که گاهاً فراموش می‌گردد. اینست که سادگی دلیل روی آوردن صنایع به ERP نیست بلکه استفاده از قابلیت‌های منحصر به فردی چون محاسبه بهای تمام شده محصول و یا خدمات، کاهش موجودی و کنترل موثر انبارها، کاهش بهای محصول و خدمات، ارتقاء سرعت فرآیند، یکپارچگی بیشتر با تکنولوژی‌های روز دنیا مانند RFID، سیستم‌های اتوماسیون صنعتی و از همه مهمتر قابلیت برنامه‌ریزی نظیر برنامه‌ریزی تولید، مواد، فروش، خرید، آموزش، نگهداری و تعمیرات و … می‌باشد که در سایر گونه‌های سیستم‌ها، ناممکن و یا ناقص رخ می‌دهد.

روش‌های افزایش موفقیت و تسهیل استقرار ERP
با رعایت نکات زیر به عنوان مقوله‌هایی راهبردی و الزامی می‌توانید استقرار ERP را در سازمان خود تضمین نمایید:
۱- حمایت و التزام مدیریت ارشد سازمان
۲- تامین زیرساخت مناسب
۳- شناخت صحیح فرآیندهای موجود سازمان
۴- انتخاب مشاوری که تجربه مشاوره را در این حوزه را داشته باشد، بسیار بهتر است این مشاور در آتیه، نظارت بر استقرار را برعهده گیرد.
۵- انتخاب راه‌حل متناسب و بهینه

۶- استفاده از تیم مناسب برای استقرار
۷- عدم اصرار بر روش‌های سنتی و خودداری از انجام تغییرات و بومی‌سازی به مقدار زیاد
۸- توجه به فرهنگ‌سازی و آموزش در جهت کاهش مقاومت محیطی
۹- توجه به مهندسی مجدد فرآیندها و کسب‌وکار
۱۰- الزام و اصرار بر استراتژیک بودن تصمیم به استقرار ERP
11- کاهش تغییر مدیریت، ساختار یا اهداف و ماموریت سازمان در حین استقرار
۱۲- ایجاد سامانه‌های مدیریت دانش و توجه به مخاطرات ناشی از ریزش نیروهای کلیدی
۱۳- توجه به هزینه‌های پنهانی نظیر زیرساخت شبکه، آموزش، فرهنگ‌سازی، مشاوره و انتقال داده‌ها و تخصیص بودجه کافی به این هزینه‌ها علاوه بر هزینه‌های مشهودی مانند خرید لیسانس و استقرار

۱۴- تخصیص زمان منطقی به تمامی فازها اعم از مستندسازی فرآیندها و شناخت، ارزیابی، انتخاب، خرید، استقرار و بکارگیری صحیح
۱۵- برنامه‌ریزی صحیح مناسب برای تحقق استقرار ERP و تدوین یک برنامه منسجم (IT Master Plan) ITMP
16- تعیین مقدار اعتبارسنجی، تصحیح، حجم و روش انتقال داده‌هایی که باید از سامانه‌های سنتی به ERP منتقل گردد.
نکته بسیار با اهمیت دیگری که در زمان پس از استقرار ماژول‌های یک ERP در سطح کشور مشاهده می‌گردد و بهتر است هر دو گروه کارفرمایان و هم تامین کنندگان بدان توجه ویژه‌ای مبذول دارند، مسئله بکارگیری واقعی و کامل ماژول‌های مستقر شده ERP می‌باشد، لذا قویاً پیشنهاد می‌گردد که علاوه بر توجه کافی بر آموزش و فرهنگ‌سازی، کارفرماها بهتر است در همان ابتدا با تامین‌کننده قراردادی منعقد نماید تا اپراتورهایی آموزش دیده و مسلط از شرکت تامین‌کننده، حداقل برای یک بازه زمانی شش ماهه در کنار پرسنل کارفرما، به همکاری در استفاده از ERP بپردازند.

نتیجه‌ گیری
با توجه به آنچه گذشت، لزوم استفاده از ERP و مدیریت مخاطرات ناشی از استقرار اینگونه سیستم‌ها در صنایع به خوبی مشهود می‌باشد. بدیهی است در این مسیر استفاده از تجارب مشاوران مجرب که در تمامی مسیر شناخت سازمان و نیازمندی‌های آن، ارزیابی محصولات و تامین‌کنندگان، انتخاب راه‌حل و نهایتاً نظارت بر استقرار، می‌تواند نقش بسیار با اهمیتی در افزایش شانس موفقیت استقرار سیستم‌های ERP در سازمان‌ها ایجاد نماید. استقرار صحیح سیستم‌های ERP موجب ارتقاء‌ چشمگیری در سازمان‌ها گشته و از طریق کاهش هزینه‌ها و افزایش قدرت و سرعت تصمیم‌گیری، منجر به افزایش بهره‌وری و سود سازمان خواهد گشت.

منبع: itna.ir

هیچ مطلبی مرتبط با این مطلب درحال حاضر وجود ندارد.